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Manager Assistant Job description e Sviluppo di Carriera - English version
Team Assistant
Supportare nella gestione organizzativa e amministrativa un gruppo di junior manager.
Gestire tutte le chiamate e le richieste secondo le priorità e le competenze.
Accogliere i visitatori e gestire le sale riunioni (proiettori, lavagna, carta, penne, acqua, caffè ecc.).
Occuparsi della battitura di documenti, dell’archiviazione e della ricezione ed invio di e-mail e fax, sotto supervisione.
Saper utilizzare in modo approfondito i più comuni programmi come Word, Excel, Power-Point.
Saper utilizzare Internet per ricerche mirate.
Assistant
Comunicazione
Gestire la posta, sia ordinaria che elettronica nell’ordine di azione prioritaria per il proprio manager.
Controllare le deadline delle richieste pervenute e informare il manager.
Provvedere a dare risposte sulla base delle note lasciate dal proprio manager.
Fare ricerche per fornire informazioni utili per i report del proprio manager.
Telefono
Gestire tutte le chiamate e le richieste secondo le competenze.
Organizzare le chiamate in risposta, in modo da ottimizzare il tempo del proprio manager.
Fornire materiale e dati per effettuare le chiamate in risposta.
Indirizzare le telefonate secondo necessità.
Appuntamenti e riunioni
Aggiornare il calendario/agenda; accertarsi in quali occasioni è necessaria la presenza del proprio manager.
Definire gli impegni per massimizzare il tempo a disposizione del proprio manager.
Quando il proprio manager presiede una riunione:
  •  Preparare l’agenda in anticipo
  •  Organizzare la sala riunioni (proiettori, lavagna, carta, penne, acqua, caffè ecc.)
Riservatezza
Assicurare la gestione discreta dei propri compiti.
Visitatori
Effettuare un controllo per evitare le interruzioni inutili.
Fornire materiale e dati se necessari.
Secondo accordi, evitare al proprio manager incontri con perditempo.
Viaggi
Organizzare i viaggi personalmente o tramite agenzie.
Procurarsi i soldi necessari per il viaggio progettato.
Preparare un itinerario/agenda e fornire tutte le informazioni necessarie.
Preparare e completare il report sulle spese effettuate dal manager.
Gestione dati
Aggiornare e gestire un indice dei dati in possesso.
Routine
Riordinare quanto necessario per l’ufficio.
Aggiornare gli elenchi telefonici e gli indirizzi e-mail.
Rendere queste informazioni disponibili a chi ne ha necessità.
I compiti delle 3 figure qui di seguito descritte comprendono quelli di una Assistant, ma a quelli elencati precedentemente, se ne aggiungono altri, più specialistici:
- Human Resources Assistant
Le responsabilità possono comprendere:
  •  rispondere alle chiamate dei candidati
  •  fissare il calendario dei colloqui
  •  effettuare ricerche in Internet al fine di individuare potenziali candidati
  •  facilitare l’inserimento dei nuovi assunti, fornendo loro tutte le informazioni necessarie sull’azienda e le politiche interne
  •  creare e mantenere aggiornati database relativi ai dipendenti
E’ richiesta un’ottima conoscenza dei comuni pacchetti software e di utilizzo del computer.
Doti di sensibilità e una particolare riservatezza fanno parte di questo profilo.
- Marketing Assistant
La posizione è di supporto al Direttore Marketing, ma può essere anche dedicata al Marketing Team e ai consulenti freelance che collaborano con assiduità in azienda.
In caso di fiere del settore svolge funzioni di assistenza ai potenziali clienti, così come fornisce supporto nell’organizzazione di eventi.
E’ richiesta un’ottima conoscenza dei comuni pacchetti software, in particolare Power Point.
Sono richieste particolari capacità nell’ambito della comunicazione e delle relazioni pubbliche.
- Sales Assistant
La posizione è di supporto al Direttore Vendite, ma può essere anche dedicata al Team di vendita, per il quale si occupa di:
  •  organizzare i viaggi
  •  redigere le note spesa
  •  gestire l’invio delle proposte ai clienti
  •  tenere sotto controllo gli andamenti delle vendite
  •  mantenere aggiornati i database relativi ai dati dei clienti e delle vendite
  •  essere il punto di riferimento tra la sede centrale e eventuali sedi distaccate
È richiesta un’ottima conoscenza dei comuni pacchetti software, in particolare Excel e Access
Executive Assistant
Priorità
Evitare al manager tutti i dettagli organizzativi e amministrativi relativi a tutti i progetti in corso.
Coordinare i flussi di lavoro.
Aggiornare e accertarsi che i progetti delegati ad altri progrediscano secondo le scadenze richieste.
Prendere le iniziative del caso in assenza del proprio manager.
Far rispettare le scadenze.
Mantenere aggiornato il manuale delle procedure al fine di assicurare che le prestazioni mantengano un costante livello di eccellenza.
Comunicazione
Redigere la corrispondenza e/o i report per se stessa e per il proprio manager (da sottoporre alla sua firma)
Gestire la posta, sia ordinaria che elettronica nell’ordine di azione prioritaria per il proprio manager.
Controllare le deadline delle richieste pervenute e mettere a punto le azioni preliminari.
Provvedere a dare risposte di propria iniziativa o sulla base delle note lasciate dal proprio manager.
Fare ricerche per fornire informazioni utili per i report del proprio manager.
Telefono
Gestire tutte le chiamate e le richieste secondo le competenze.
Organizzare le chiamate in risposta, in modo da ottimizzare il tempo del proprio manager.
Fornire materiale e dati per effettuare le chiamate in risposta.
Indirizzare le telefonate secondo necessità.
Appuntamenti e riunioni
Aggiornare il calendario/agenda; accertarsi in quali occasioni è necessaria la presenza del proprio manager.
Definire gli impegni per massimizzare il tempo a disposizione del proprio manager.
Quando il proprio manager presiede una riunione:
  •  Preparare l’agenda in anticipo
  •  Organizzare la sala riunioni (proiettori, lavagna, carta, penne, acqua, caffè ecc.)
  •  Prendere appunti e preparare la bozza di quanto discusso
Riservatezza
Agire in modo da ottenere la confidenza e la fiducia del proprio manager.
Assicurare la gestione discreta dei propri compiti.
Visitatori
Effettuare un controllo per evitare le interruzioni inutili.
Fornire materiale e dati se necessari.
Secondo accordi, evitare al proprio manager incontri con perditempo.
Organizzare le visite in aree lontane dall’ufficio del proprio manager per proteggere le sue priorità e altri interessi.
Viaggi
Organizzare i viaggi personalmente o tramite agenzie.
Procurarsi i soldi necessari per il viaggio progettato.
Preparare un itinerario/agenda e fornire tutte le informazioni necessarie.
Preparare e completare il report sulle spese effettuate dal manager.
Gestione dati
Migliorare e ottimizzare i sistemi di ricerca e memorizzazione delle informazioni.
Aggiornare e gestire un indice dei dati in possesso.
Routine
Aggiornare il manuale dell’assistente (quando necessario).
Comprendere se lo stato d’animo degli altri dipendenti è positivo.
Creare un sistema di rilevazione dei problemi quotidiani per gestire la routine senza supervisione.
Riordinare quanto necessario per l’ufficio.
Aggiornare gli elenchi telefonici e gli indirizzi e-mail.
Rendere queste informazioni disponibili a chi ne ha necessità.
Progetti
Occuparsi dei dettagli organizzativi e amministrativi di tutti i progetti.
Ricoprire un ruolo di rilievo nei progetti relativi a competenze amministrative e di office management.
Frequentare corsi di aggiornamento o intraprendere studi su progetti al di fuori delle usuali competenze.
Supervisione
Se richiesto selezionare, assumere addestrare e supervisionare tutto il personale amministrativo e di segreteria.
Senior Executive Assistant
Tutte le mansioni precedenti e, in aggiunta, quelle descritte di seguito.
A livelli avanzati, il lavoro dell’assistente è incentrato sui METODI di gestione del lavoro in ufficio, a livello sia di assistenza che di office management.
Richiede costanti e continui audit su tempi e metodi, come richiesta dalla azienda, dedizione e perseveranza in modo da ottenere che il lavoro sia svolto con efficacia ed efficienza rispettando gli standard aziendali.
Ecco alcuni compiti tipici:
Studiare e rivedere le procedure standard dell’azienda.
Suggerire al management le azioni per migliorare le procedure standard già in atto. Sottoporre possibili progetti di riduzione dei costi, rischi e benefici.
Sviluppare e testare nuove procedure.
Prendere parte a tutte le riunioni relative ad argomenti di tipo organizzativo e amministrativo per assicurare l’adempimento dei compiti connessi.
Prendere l’iniziativa nella risoluzione di richieste e/o problemi di natura organizzativa e amministrativa, specialmente nel caso in cui il manager non abbia particolare esperienza in questo ambito.
Preparare e controllare budget relativi alla propria attività.
Personal Assistant
Tutti i compiti dell’Assistant, ma con particolare attenzione e dedizione a richieste di carattere più personale (pagamento di conti personali, commissioni, rapporti più stretti con i familiari del proprio capo).
Office Manager
In aziende non complesse ed articolate e in fase di start –up, la figura ha il compito di:
Gestire la funzione relativa agli acquisti, essendo in grado di selezionare i fornitori e supervisionare il processo di acquisto.
Coordinare la logistica interna e la manutenzione degli uffici, occupandosi di mantenere le scorte necessarie di cancelleria e di tutte le forniture necessarie.
Selezionare e gestire alcune figure di staff (Receptionist, Team Assistant, autisti).
Redigere e gestire un budget relativo alle spese di implementazione e manutenzione ordinaria e straordinaria dell’ufficio.
Proporre possibili progetti di riduzione dei costi, rischi e benefici.
Redigere procedure su tempi e metodi, come richiesto dall’azienda.
Prendere parte a tutte le riunioni relative ad argomenti di tipo organizzativo e amministrativo per assicurare l’adempimento dei compiti connessi.
Prendere l’iniziativa nella risoluzione di richieste e/o problemi di natura organizzativa e amministrativa.
Organizzare viaggi e spostamenti dello staff.
A volte sono richieste competenze contabili, così come competenze di tipo tecnico, legate all’azienda per cui si lavora.
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Ultimo aggiornamento: 31 luglio 2016
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